PRIVACY,
SOCIETA'
E COOPERATIVE
Quesito:
l'accesso dei soci ai dati personali contenuti nei libri sociali
obbligatori (soci, adunanze, deliberazioni etc.), disciplinati, in
particolare, dall'art.2421 del codice civile, contrasta con la
sopravvenuta normativa sulla privacy?
Risposta:
le società possono comunicare ai soci i dati contenuti nei libri
sociali senza necessità di acquisire il consenso degli interessati,
ma...
I
SOCI CONSERVANO DUNQUE IL DIRITTO DI ACCEDERE AI LIBRI SOCIALI
Lo
ha precisato il Garante nel parere fornito in risposta ai vari quesiti
pervenuti all'Autorità, i quali chiedevano se l'accesso dei soci ai
dati personali contenuti nei libri sociali obbligatori (soci, adunanze,
deliberazioni etc.), contrastasse o meno con la sopravvenuta normativa
sulla privacy.
L'Autorità
ha innanzitutto osservato che le disposizioni del codice civile,
riguardo alla documentazione ed alla trasparenza dell'attività
societaria, che sanciscono il diritto dei soci di esaminare i libri (es.
art.2422, codice civile), non sono state modificate dalla legge n.675
del 1996 e sono compatibili con la disciplina sul trattamento dei dati
personali.
La
legge sulla protezione dei dati consente, infatti, la comunicazione
dei dati senza il consenso quando la società deve adempiere ad un
obbligo di legge, come è in questo caso.
Se
il socio ha necessità di acquisire dati, notizie e documenti relativi
all'attività sociale può, quindi, accedere a dati e documenti senza il
consenso delle persone cui i dati si riferiscono.
La
comunicazione di questi dati da parte della società può avvenire senza
il consenso dei soci non solo quando riguardi i dati che il codice
civile prescrive di inserire nei diversi libri ( es. nome, cognome dei
titolari delle azioni, numero delle azioni etc.), ma anche quando
riguardi dati relativi allo svolgimento di attività economiche. Sono
conoscibili anche i dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti
o documenti conoscibili da chiunque.
Nel
caso in cui, invece, vengano richiesti altri dati, che non siano oggetto
di necessaria pubblicità in base alle norme del codice civile, come può
avvenire per l'indirizzo degli azionisti, le società possono valutare
se chiedere una tantum il consenso degli interessati. La richiesta di
consenso deve essere preceduta da un'adeguata informativa che può
essere fornita anche nell'ambito della più generale informativa che la
società è tenuta a dare ai soci in base alla legge sulla privacy.
Rimane
fermo, ovviamente, l'obbligo per i soci che si documentano sull'attività
aziendale di utilizzare i dati acquisiti per le finalità di trasparenza
per le quali è prevista la loro comunicazione da parte della società.
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