Privacy e trattamento dei dati personali sul posto di lavoro

I Garanti europei si sono pronunciati sulle modalità con cui i datori di lavoro, pubblici e privati, possono raccogliere e utilizzare i dati dei lavoratori, per le varie finalità connesse al rapporto di lavoro e per eventuali controlli.

Il parere dei Garanti europei, espresso il 13 settembre scorso, intende dare un contributo alla uniforme applicazione delle misure a tutela della privacy dei lavoratori, all'interno dei Paesi dell’Unione Europea.

In esso i Garanti hanno espresso un indirizzo generale, in attesa dell’adozione di una specifica raccomandazione su aspetti di dettaglio, relativi per esermpio ad e-mail, accessi ad Internet, videosorveglianza. 

Il trattamento dei dati personali nel rapporto di lavoro è, infatti, tema molto dibattuto. Confindustria ha cercato di formulare un vademecum sull'uso degli strumenti informatici in azienda, ma il Garante ha poi smentito una sua approvazione di tale vademecum e riaffermato il principio dell'inviolabilitá della posta, anche elettronica.

Gli stati nazionali hanno cominciato ad affrontare la questione e, la  Commissione europea, nel quadro dell’azione sulla politica sociale, ha avviato una consultazione con le parti sociali sulla protezione dei dati nel contesto lavorativo.

Laraccolta, l'uso o conservazione di informazioni sui lavoratori attraverso sistemi manuali ed elettronici rientra nell’ambito della normativa sulla protezione dei dati. Il monitoraggio delle e-mail dei lavoratori o degli accessi ad Internet dei dipendentil implica infatti il trattamento di dati personali.

Il documento fissa alcuni primi principi circa appunto il monitoraggio delle e-mail e degli accessi ad Internet, ma anche sulla videosorveglianza e sulla localizzazione sul posto di lavoro. Siamo ovviamente in attesa di una vera e propria risoluzione europea in materia e speriamo che questa venga adottata a breve.

Il documento afferma anche che la videosorveglianza ed il trattamento di suoni e immagini ricadono sotto la disciplina della protezione dei dati personali e sono regolati dalle norme della Direttiva europea sulla riservatezza. 

I lavoratori devono essere quindi resi consapevoli che molte delle attività svolte nell’ambito del rapporto di lavoro implicano il trattamento dei dati personali, anche di carattere sensibile. La tecnologia deve essere chiaro é anche un potente strumento di controllo in mano al datore di lavoro. 

I Garanti europei hanno, dunque, individuato i principi che devono guidare il trattamento dei dati personali dei dipendenti da parte dei datori di lavoro, per le diverse finalità retributive, previdenziali, assistenziali, fiscali, di sicurezza del lavoro, sindacali ecc.

I dati devono essere innanzitutto raccolti per scopi specifici, espliciti e legittimi e non utilizzati in modo illecito.

Al lavoratore deve essere garantita la massima trasparenza sulla raccolta e sull’uso dei propri dati da parte del datore di lavoro.

I dati raccolti ed usati dal datore di lavoro devono essere quelli strettamente indispensabili.

I dati raccolti nelle banche dati devono essere esatti ed aggiornati e deve essere garantito al lavoratore il diritto di rettifica ed integrazione delle informazioni. Così come va garantita la sicurezza dei dati da parte del datore di lavoro, che deve adottare misure tecnologiche ed organizzative a protezione dei dati, in particolare riguardo ad accessi illeciti.

Il personale che utilizza i dati ha l’obbligo di segretezza ed è responsabile della riservatezza delle informazioni.

Il trasferimento di dati dei lavoratori all’esterno della UE è possibile se il Paese di destinazione assicura un adeguato livello di protezione. I datori di lavoro devono verificare tale livello di protezione e subordinare lo strumento del consenso fornito dal lavoratore (in base al quale è possibile il trasferimento dei dati) solo in via subordinata a tale verifica.

Quanto alle prime indicazioni fornite in tema di controlli sul posto di lavoro, i lavoratori devono essere informati sulla possibilità che vengano effettuati controlli.

Qualsiasi controllo deve essere proporzionato e deve tener conto della legittima privacy e di altri interessi dei lavoratori.

Ogni informazione raccolta, usata o conservata nel corso del controllo deve essere giustificata e non eccedente gli scopi per i quali il monitoraggio viene effettuato. Ogni eventuale monitoraggio deve, se lecito, essere svolto nel modo meno invasivo possibile. Per quanto riguarda l’effettuazione di monitoraggi occorre tener conto delle regole sulla protezione dei dati e, laddove applicabile, del principio della segretezza della corrispondenza.

(tratto dalla newsletter del Garante di settembre 2001, www.garanteprivacy.it)

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